Durante l’esercizio, l’utilizzo di un software adeguato permette di effettuare automaticamente la maggior parte delle scritture contabili nella contabilità generale ed analitica nelle modalità che si approfondiranno qui di seguito.
Ciò nonostante, le maggiori difficoltà pratiche e il maggiore impegno degli addetti derivano (non solo nel periodo di avvio del sistema di contabilità unica) dal controllo dell’esatta imputazione dei costi e dei proventi di ogni operazione in contabilità analitica. Elemento critico di successo è la disponibilità, in questa fase, di personale professionalmente preparato.
Per dare un’idea della complessità del sistema attuato a Vicenza, si riportano i volumi dei dati più significativi della gestione contabile dell’anno 1997:
- totale spese correnti (tit.I, impegni gestione di competenza) Lit.151.545.519.583;
- numero mandati 9331;
- numero ordinativi di incasso 4292;
- numero registrazioni in contabilità generale ed analitica 37.000 ca.;
- numero registrazioni in contabilità generale ed analitica effettuate automaticamente n. 35.000 ca.;
- numero registrazioni in contabilità generale ed analitica effettuate manualmente (rettifiche, integrazioni, correzioni ecc.) n. 2.000 ca.;
Considerata la scelta di rilevare il costo al momento della liquidazione, non si rileva alcuna scrittura al verificarsi di questa prima fase del processo di erogazione della spesa.
Se si tratta di un’opera in corso si rileva la scrittura manualmente per aggiornamento dei conti d’ordine nel conto del patrimonio.
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto
in dare Conto
in avere Lire n... n… Opere da realizzare a Impegni per opere da realizzare …. (conto del patrimonio attivo voce D) (conto del patrimonio passivo voce E) |
Anche se il software in uso nel comune di Vicenza prevede la procedura del buono d’ordine estendibile a tutti i servizi, l’utilizzo effettivo è per ora limitato alla gestione dell’Economato.
E’ comunque allo studio la possibilità di estendere l’obbligo dell’utilizzo della procedura informatica del buono d’ordine in relazione all’importanza che riveste nella individuazione dei costi e nella determinazione dei ratei.
All’emissione del buono d’ordine non si effettua, pertanto, alcuna scrittura contabile.
Al momento della consegna della merce o della prestazione effettiva del servizio non viene effettuata alcuna registrazione, a meno che, contestualmente, non sia presentata anche la fattura o la nota spese.
Le fatture o le note spese
pervenute sono immediatamente protocollate e registrate in un apposito archivio
software temporaneo in attesa della liquidazione da parte del responsabile del
servizio.
In contabilità generale ed
analitica non si effettua in questo
momento alcuna scrittura.
E’ il momento prescelto per la rilevazione dei costi in contabilità generale ed analitica.
In questa fase avvengono le scritture a partita doppia in contabilità generale e l’implementazione degli archivi dei costi per ciascun centro di costo in contabilità analitica. La maggior parte delle scritture avvengono automaticamente rilevando i conti da utilizzare dal buono d’ordine, se emesso in via informatica o dal capitolo di spesa, in caso contrario.
La maggior parte delle
registrazioni a partita doppia che si verificano in questa fase sono
classificabili nelle seguenti tipologie:
5.2.
Spese correnti relative a servizi istituzionali
(rilevazione automatica):
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto in dare Conto in avere Lire n...... n....... Costo … a Fornitore … L. … (conto economico costi ) (conto del patrimonio passivo voce C) |
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Data: … , Numero:…. Codici conti
Conto in dare Conto in avere Lire n...... n....... Diversi a Fornitore … L. … Costo … (conto del patrimonio passivo voce C) L.... (conto economico costi ) IVA L… (conto del patrimonio attivo BII4) |
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto in dare
Conto in avere Lire n...... n....... Immobilizzazione in corso a Fornitore … L. … (conto del patrimonio attivo voce A) (conto del patrimonio passivo voce C) o Immobilizzazione … |
Contemporaneamente avviene anche la scrittura di
storno dei conti d’ordine:
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto in dare Conto in avere Lire n... n… Impegni per opere da realizzare a Opere da realizzare L. … (conto del patrimonio passivo voce E) (conto del patrimonio attivo voce D) |
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Data: … , Numero:…. Codici conti
Conto in dare Conto
in avere Lire n...... n....... Diversi a Fornitore … L. … (conto del patrimonio passivo voce C) Immobilizzazione in corso L… o immobilizzazione … (conto del patrimonio attivo voce A) IVA L… (conto del patrimonio attivo BII4) |
Contemporaneamente avviene anche la scrittura di storno dei conti d’ordine:
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto in dare Conto in avere Lire n... n… Impegni per opere da realizzare a Opere da realizzare L. … (conto del patrimonio passivo voce E) (conto del patrimonio attivo voce D)
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5.5. Spese titolo III (rimborso di prestiti) :
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto in dare Conto in avere Lire n... n… Diversi a Cassa L. … Debiti per mutui passivi (conto del patrimonio attivo voce BIV1) (conto del patrimonio passivo voce CI2) Interessi su mutui passivi (conto economico voce D21) |
All’emissione del mandato di pagamento (fase del
procedimento di erogazione delle spese) avviene automaticamente la seguente
registrazione a partita doppia.
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto
in dare Conto in
avere Lire n...... n....... Fornitore … a Cassa L. … (conto del patrimonio passivo voce C) (conto del patrimonio attivo voce BIV1) |
Per i servizi istituzionali:
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto in dare Conto in avere Lire n...... n....... Credito … a Provento … L. … (conto del patrimonio attivo (conto economico proventi) voce BII) |
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto in dare Conto in avere Lire n...... n....... Credito … a diversi L … (conto del patrimonio attivo voce BII) Provento … L. … (conto economico proventi) IVA L. … ( conto del patrimonio passivo CIII) |
Alla riscossione (penultima
fase del procedimento dell’acquisizione delle entrate) avviene automaticamente
la seguente registrazione a partita doppia.
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto
in dare Conto in
avere Lire n...... n....... Cassa a Credito … L. … (conto del patrimonio attivo voce BIV1) (conto del patrimonio attivo voce BII) |
Le scritture e le rettifiche di fine periodo rappresentano, così come del resto avviene nella contabilità aziendale, un aspetto molto importante ed anche un momento qualificante della professionalità degli addetti.
Lo scopo è noto e consiste, in primo luogo, nel saper individuare quei costi e quei proventi la cui competenza economica diverge dalla loro manifestazione finanziaria che, come sopraindicato, costituisce il momento della rilevazione contabile durante l’esercizio.
Successivamente, si procede con rilevazioni manuali sia in contabilità generale, che in contabilità analitica, con l’eccezione del calcolo dei ratei passivi, rilevati automaticamente come indicato qui di seguito.
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto in dare Conto in avere Lire n...... n....... Ammortamento x a Fondo ammortamento x L. … (conto economico voce B16) (conto del patrimonio attivo in detrazione voce A) |
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto
in dare Conto
in avere Lire n...... n....... Ratei attivi a Proventi L. … (conto del patrimonio attivo (conto economico proventi) voce CI) |
Di solito i ratei attivi non sono rilevati poiché
gli accertamenti delle entrate della gestione di competenza sono, fra l’altro,
espressivi dei proventi del medesimo periodo.
Nel caso della registrazione dei ratei passivi è stata applicata la seguente regola generale a valere sulle spese correnti: le liquidazioni di spesa effettuate all’inizio dell’anno successivo su fatture o note dell’esercizio in esame, costituiscono in linea di massima costi dell’esercizio in esame. Pertanto, al verificarsi della fattispecie suindicata, l’operatore può attivare la procedura di rilevazione automatica dei ratei passivi nel seguente modo.
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Data: ../../anno n, Numero:…. Codici conti Conto
in dare Conto in
avere Lire n...... n....... Costi a Ratei passivi L. … (conto economico costi ) ( conto del patrimonio passivo voce DI) |
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Data: ../../anno n+1, Numero:…. Codici conti Conto
in dare Conto in
avere Lire n...... n....... Ratei passivi a Fornitore … L. … ( conto del patrimonio passivo (conto del patrimonio passivo voce C) voce DI) |
Nel corso dell’esercizio si possono verificare liquidazioni di spese relative a costi di competenza dell’esercizio successivo. Pertanto, a fine esercizio bisogna rilevare un risconto attivo che per forza di cose costituisce una operazione manuale.
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto
in dare Conto in
avere Lire n...... n....... Risconti attivi a Costo L. … (conto del patrimonio (conto economico costi ) attivo voce CII) |
Nel corso dell’esercizio si
possono verificare accertamenti di entrate relativi a proventi di competenza
dell’anno successivo. Pertanto a fine esercizio bisogna rilevare un risconto
passivo che per forza di cose costituisce una operazione manuale.
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Data: … , Numero:…. Codici conti Conto in dare Conto in avere Lire n...... n....... Provento a Risconti passivi L. … (conto economico proventi) (conto del patrimonio passivo voce DII) |
Le rimanenze rilevate nella gestione 1997 del Comune di Vicenza sono relative alle gestioni delle mense scolastiche e dell’economato/provveditorato.
Anche le gestioni degli altri servizi hanno comunque evidenziato delle rimanenze che, tuttavia, non sono state rilevate in considerazione del loro limitato valore in rapporto ai volumi complessivi di bilancio.
Le rimanenze di magazzino costituiscono una voce che dal punto di vista della contabilità finanziaria non presenta alcuna rilevazione; in contabilità generale bisogna invece procedere nel seguente modo.
Apertura delle rimanenze iniziali:
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Data: 1/1/n , Numero:…. Codici conti Conto
in dare Conto in
avere Lire n...... n....... Rimanenze iniziali materie a Conto del patrimonio L.… prime e di consumo (conto del patrimonio attivo voce BI) |
Storno al conto variazione rimanenze:
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Data: 1/1/n , Numero:…. Codici conti Conto
in dare
Conto in
avere Lire n...... n....... Variazioni rimanenze mat. Consumo a Rimanenze iniziali L…. (conto economico voce B11) (conto del patrimonio attivo voce BI) |
Rilevazione rimanenze finali:
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Data: 31/12/n , Numero:…. Codici conti
Conto
in dare Conto in
avere Lire n...... n....... Rimanenze Finali materie a Variazioni rimanenze mat. Consumo L. … prime e di consumo (conto economico voce B11) (conto del patrimonio attivo voce BI) |
Vista la rilevanza che il costo del personale rispetto ai volumi complessivi di bilancio, si è cercato di attuare una analisi molto dettagliata sulle ore effettivamente prestate da ciascun dipendente in ogni centro di responsabilità e ogni centro di costo.
Ciò al fine di calcolare più esattamente possibile i costi da inserire nella contabilità analitica.
La soluzione informatica giudicata migliore nell’esperienza del Comune di Vicenza è stata quella di agganciare direttamente il software della gestione stipendi con le quantificazioni delle ore effettivamente prestate dal personale per centro di costo risultanti da elaborazioni effettuate dall’Ufficio Controllo di Gestione.
Di conseguenza è stato disabilitato il collegamento automatico tra le liquidazioni di spesa inerenti gli stipendi (contabilità finanziaria) e le rispettive registrazioni di rilevazioni dei costi in contabilità nelle contabilità generale ed analitica.
La soluzione posta in essere si è rilevata uno dei maggiori punti di forza dell’intero sistema di contabilità unica poiché risulta possibile semplificare notevolmente la contabilità finanziaria senza perdere alcuna informazione sull’analiticità dei costi nella contabilità analitica.
Un esempio può chiarire il problema e le soluzioni poste in essere: il fondo per la produttività del personale dipendente, pur se di facile determinazione nell’ammontare complessivo, è di difficile scomposizione per servizio e per centro di costo sia a livello preventivo, che consuntivo, poiché inevitabilmente legato a procedure lunghe e complesse di verifica dei risultati raggiunti. Con il sistema realizzato nel Comune di Vicenza, è possibile collocare tale fondo nel bilancio di previsione interamente nel servizio 10108 (altri servizi generali della funzione 1), intervento 1, senza perdere alcuna informazione sulla scomposizione dello stesso per singolo servizio, poiché altrimenti determinata come sopra indicato in sede di contabilità analitica.