CONTABILITA’
UNICA (FINANZIARIA, GENERALE ED ANALITICA) PER UNA MIGLIORE INFORMAZIONE DELLA
GESTIONE DELL’ENTE LOCALE: L’ESPERIENZA DEL COMUNE DI VICENZA
Marani Andrea (Capo Ufficio Contabilità Economica del comune di Vicenza)
1. INTRODUZIONE
· L’attesa del
nuovo ordinamento finanziario e contabile condizionava il processo di
ammodernamento hardware e software del comune di Vicenza.
La
pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del D. Lgs. 77/95 sul nuovo ordinamento
finanziario e contabile degli enti locali fu, per i responsabili della
Ragioneria e dell’informatica del comune di Vicenza, un evento atteso da molto
tempo per due motivi principali:
1)
il
primo, per conoscere quale sarebbe stato il nuovo sistema contabile prescelto
per gli enti locali, a seguito delle spinte evolutive che si manifestavano
ormai da molti anni;
2)
il
secondo, per poter finalmente dare il via al grande progetto di ammodernamento
del sistema informatico, contabile e gestionale del comune di Vicenza.
Riguardo al primo punto, ci
si accorse già da subito che il D. Lgs. 77/95 avrebbe avuto enormi riflessi non
solo sotto l’aspetto prettamente ragionieristico, ma anche sotto gli aspetti
organizzativi e gestionali dell’intera “macchina comunale”.
Riguardo al secondo punto,
era chiaro che non si poteva uscire dalla palese situazione di stallo
contraddistinta dall’utilizzo di mezzi hardware e software ormai obsoleti,
senza vedere alla luce il nuovo ordinamento finanziario e contabile; infatti,
non era ipotizzabile investire risorse considerevoli nell’ammodernamento
dell’apparato informatico con il rischio di dover ricominciare da capo a breve
distanza di tempo.
· Le esigenze
informative interne e la complessità organizzativa del comune di Vicenza furono
i principali motivi della scelta della contabilità unica.
Sotto il profilo prettamente contabile si dette subito una grande importanza all’art. 74 del D. Lgs. 77/95 (contabilità economica): “Gli enti locali di cui all’art. 1, comma 2, ai fini della predisposizione del rendiconto della gestione, adottano il sistema di contabilità che più ritengono idoneo per le proprie esigenze”; ciò soprattutto alla luce dell’esperienza già avviata da qualche anno in materia di controllo di gestione.
La scelta del legislatore di
un sistema di contabilità economica semplificato che sfrutta le rilevazioni
finanziarie e le trasforma alla fine della gestione in rilevazioni economiche,
tramite l’utilizzo del prospetto di conciliazione [1],
appariva inadeguata nei confronti delle precise e pressanti richieste
informative del servizio di controllo di gestione, consistenti nel disporre in
tempi rapidi dei costi e dei proventi suddivisi per singolo servizio. A tale
scopo, già da tempo si era provveduto in forma extracontabile (al di fuori
della contabilità finanziaria), prelevando da varie fonti tutte le informazioni
possibili per calcolare i costi ed i proventi dei singoli servizi monitorati;
tale sistema soffriva, tuttavia, di un inevitabile margine aleatorio derivante
dalla mancanza di un sistema di rilevazione globale con i conseguenti controlli
di quadratura [2].
L’inadeguatezza del sistema
minimale di contabilità economica prevista dall’art. 71 del D. Lgs. 77/95 era particolarmente avvertita in riferimento
ai seguenti aspetti principali:
-
al
numero delle attività che si voleva monitorare (una settantina circa);
-
alla
grande mole delle operazioni effettuate chiaramente percepibili dal volume
delle risorse finanziarie gestite (200 miliardi circa annui di sole spese
correnti);
-
all’esigenza
di pervenire alla stesura di conti economici per singolo servizio in tempi
brevi non solo alla fine dell’esercizio, ma anche in periodi infrannuali al
fine di redigere tempestivamente report completi dell’andamento gestionale;
-
all’esigenza
di effettuare in qualsiasi momento dell’anno e su sollecitazione degli organi
politici o dei singoli dirigenti, analisi dell’economicità di alcune attività o
servizi al fine di facilitare corrette scelte amministrative del tipo make or
buy.
Le considerazioni suindicate
hanno comportato la scelta di optare per un sistema di contabilità unica a
partire dal 1 gennaio 1997 così composto:
1)
la
tradizionale contabilità finanziaria;
2)
la
contabilità generale con rilevazioni giornaliere a partita doppia che partendo
da una situazione patrimoniale iniziale e sulla base di un idoneo piano dei
conti, perviene, a fine esercizio, alla stesura del conto economico e del conto
del patrimonio complessivi di tutte le attività svolte;
3)
la
contabilità analitica che sulla base di una idonea codifica dei centri di costo
è in grado di disaggregare il conto economico complessivo (determinato dalla
contabilità generale) in tanti conti economici, quanti sono i servizi ed i
centri di costo prescelti per questa analisi; per non complicare troppo le
rilevazioni contabili, la contabilità analitica è tenuta, non a partita doppia,
ma a partita semplice.
Nel sistema di contabilità
unica, la contabilità finanziaria svolge un ruolo primario poiché da essa partono
i collegamenti informatici in grado di produrre le movimentazioni automatizzate
nelle contabilità generale ed analitica. Requisito essenziale per il buon
funzionamento del sistema è la possibilità di evitare le doppie registrazioni
come sarà indicato qui di seguito.
Il
grafico seguente evidenzia l’impostazione della contabilità unica nelle fasi di
programmazione, gestione e rendicontazione.
· I recenti
sviluppi dell’informatica sono stati un fattore determinante nella scelta di
optare per la contabilità unica.
Sotto il profilo informatico, si colsero subito le grandi opportunità offerte dalla più recente tecnologia dirette a creare, ad un costo contenuto, una vasta rete di computer in grado di collegare tutte le principali procedure utilizzate nella gestione dell’ente: la contabilità, la protocollazione, la gestione giuridica ed economica del personale dipendente, le deliberazioni della giunta e del consiglio, le determine e le liquidazioni dei dirigenti, l’anagrafe e lo stato civile, l’archivio, la gestione economale, l’informazione al Cittadino e così via.
L’intenzione
era quella di dare avvio ad un grande processo di ammodernamento e di
miglioramento delle procedure amministrative, standardizzando, informatizzando,
favorendo l’integrazione e l’utilizzo di archivi comuni ed eliminando le
duplicazioni; il tutto, ovviamente, il più possibile.
Nel
contesto sopradelineato, si creò un gruppo di lavoro con un programma
predefinito che poneva fra i primi obiettivi il cambio del software utilizzato
dalla Ragioneria e dal settore protocollo; successivamente, secondo una scala
di priorità, venivano la gestione del personale, delle deliberazioni, delle
determine e così via.
Il
cambio del software della Ragioneria fu ispirato dalla scelta del sistema di
contabilità unica; non fu una scelta facile e venne effettuato sulla base dei
seguenti criteri:
-
affiancamento
alla tradizionale contabilità finanziaria della contabilità generale (a partita
doppia) strutturata in modo tale da evitare, laddove possibile, le doppie
registrazioni prelevando i dati e le informazioni già presenti nella
contabilità finanziaria;
-
affiancamento
alla contabilità generale (a partita doppia) della contabilità analitica tenuta
a partita semplice in riferimento a predeterminati centri di costo;
-
versatilità
di collegamento tra rilevazioni finanziarie e rilevazioni in contabilità
generale, ovvero possibilità di scelta dei momenti più opportuni per collegare
informaticamente le rilevazioni finanziarie con quelle economiche (l’argomento
verrà trattato dettagliatamente nel prosieguo);
-
esistenza
di un adeguato numero di conti e sottoconti per quanto riguarda la contabilità
generale al fine di strutturare un piano dei conti consono alle esigenze
attuali e future dell’ente;
-
esistenza
di un adeguato numero di codici da abbinare ai centri di responsabilità ed ai
centri di costo in contabilità analitica;
-
efficienza
dei controlli automatici di quadratura tra la contabilità finanziaria, quella
generale e quella analitica;
-
la
possibilità di creare conti, sottoconti e aggregazioni varie temporanei o di
appoggio, da azzerare alla fine del periodo al fine di non bloccare o
sospendere inutilmente le rilevazioni finanziarie (registrazioni di impegni e
accertamenti, emissione di mandati e ordinativi di incasso, ecc.) per le
esigenze della contabilità economica;
-
possibilità
di effettuare agevolmente le rettifiche o le integrazioni di fine periodo;
-
esistenza
di archivi unici al fine di effettuare il minore numero possibile di
registrazioni o duplicazioni di operazioni manuali.
[1] Tale metodologia semplificata, indicata dall’art. 71 del D. Lgs. 77/95, viene comunemente denominata livello minimale di contabilità economica. Per approfondimenti si rinvia a Bellesia M., Nuovo manuale di contabilità per gli enti locali, CEL, Gorle Bg, in corso di stampa.
[2] Per approfondimenti si vedano: Bellesia M., Il controllo di gestione nel Comune di Vicenza, in Azienditalia n. 1/1996; Bellesia M., Il controllo interno di gestione: un manuale per gli enti locali, CEL, Gorle BG, 1997.