CONTABILITA’ UNICA (FINANZIARIA, GENERALE ED ANALITICA) PER UNA MIGLIORE INFORMAZIONE DELLA GESTIONE DELL’ENTE LOCALE: L’ESPERIENZA DEL COMUNE DI VICENZA

 Bellesia Mauro (Dirigente di ragioneria del comune di Vicenza)

Marani Andrea (Capo Ufficio Contabilità Economica del comune di Vicenza)

1. INTRODUZIONE

· L’attesa del nuovo ordinamento finanziario e contabile condizionava il processo di ammodernamento hardware e software del comune di Vicenza.

            La pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del D. Lgs. 77/95 sul nuovo ordinamento finanziario e contabile degli enti locali fu, per i responsabili della Ragioneria e dell’informatica del comune di Vicenza, un evento atteso da molto tempo per due motivi principali:

1)     il primo, per conoscere quale sarebbe stato il nuovo sistema contabile prescelto per gli enti locali, a seguito delle spinte evolutive che si manifestavano ormai da molti anni;

2)     il secondo, per poter finalmente dare il via al grande progetto di ammodernamento del sistema informatico, contabile e gestionale del comune di Vicenza.

Riguardo al primo punto, ci si accorse già da subito che il D. Lgs. 77/95 avrebbe avuto enormi riflessi non solo sotto l’aspetto prettamente ragionieristico, ma anche sotto gli aspetti organizzativi e gestionali dell’intera “macchina comunale”.

Riguardo al secondo punto, era chiaro che non si poteva uscire dalla palese situazione di stallo contraddistinta dall’utilizzo di mezzi hardware e software ormai obsoleti, senza vedere alla luce il nuovo ordinamento finanziario e contabile; infatti, non era ipotizzabile investire risorse considerevoli nell’ammodernamento dell’apparato informatico con il rischio di dover ricominciare da capo a breve distanza di tempo.

· Le esigenze informative interne e la complessità organizzativa del comune di Vicenza furono i principali motivi della scelta della contabilità unica.

Sotto il profilo prettamente contabile si dette subito una grande importanza all’art. 74 del D. Lgs. 77/95 (contabilità economica): “Gli enti locali di cui all’art. 1, comma 2, ai fini della predisposizione del rendiconto della gestione, adottano il sistema di contabilità che più ritengono idoneo per le proprie esigenze”; ciò soprattutto alla luce dell’esperienza già avviata da qualche anno in materia di controllo di gestione.

La scelta del legislatore di un sistema di contabilità economica semplificato che sfrutta le rilevazioni finanziarie e le trasforma alla fine della gestione in rilevazioni economiche, tramite l’utilizzo del prospetto di conciliazione [1], appariva inadeguata nei confronti delle precise e pressanti richieste informative del servizio di controllo di gestione, consistenti nel disporre in tempi rapidi dei costi e dei proventi suddivisi per singolo servizio. A tale scopo, già da tempo si era provveduto in forma extracontabile (al di fuori della contabilità finanziaria), prelevando da varie fonti tutte le informazioni possibili per calcolare i costi ed i proventi dei singoli servizi monitorati; tale sistema soffriva, tuttavia, di un inevitabile margine aleatorio derivante dalla mancanza di un sistema di rilevazione globale con i conseguenti controlli di quadratura [2].

L’inadeguatezza del sistema minimale di contabilità economica prevista dall’art. 71 del D. Lgs. 77/95  era particolarmente avvertita in riferimento ai seguenti aspetti principali:

-         al numero delle attività che si voleva monitorare (una settantina circa);

-         alla grande mole delle operazioni effettuate chiaramente percepibili dal volume delle risorse finanziarie gestite (200 miliardi circa annui di sole spese correnti);

-         all’esigenza di pervenire alla stesura di conti economici per singolo servizio in tempi brevi non solo alla fine dell’esercizio, ma anche in periodi infrannuali al fine di redigere tempestivamente report completi dell’andamento gestionale;

-         all’esigenza di effettuare in qualsiasi momento dell’anno e su sollecitazione degli organi politici o dei singoli dirigenti, analisi dell’economicità di alcune attività o servizi al fine di facilitare corrette scelte amministrative del tipo make or buy. 

Le considerazioni suindicate hanno comportato la scelta di optare per un sistema di contabilità unica a partire dal 1 gennaio 1997 così composto:

1)     la tradizionale  contabilità finanziaria;

2)     la contabilità generale con rilevazioni giornaliere a partita doppia che partendo da una situazione patrimoniale iniziale e sulla base di un idoneo piano dei conti, perviene, a fine esercizio, alla stesura del conto economico e del conto del patrimonio complessivi di tutte le attività svolte;

3)     la contabilità analitica che sulla base di una idonea codifica dei centri di costo è in grado di disaggregare il conto economico complessivo (determinato dalla contabilità generale) in tanti conti economici, quanti sono i servizi ed i centri di costo prescelti per questa analisi; per non complicare troppo le rilevazioni contabili, la contabilità analitica è tenuta, non a partita doppia, ma a partita semplice.

Nel sistema di contabilità unica, la contabilità finanziaria svolge un ruolo primario poiché da essa partono i collegamenti informatici in grado di produrre le movimentazioni automatizzate nelle contabilità generale ed analitica. Requisito essenziale per il buon funzionamento del sistema è la possibilità di evitare le doppie registrazioni come sarà indicato qui di seguito.

            Il grafico seguente evidenzia l’impostazione della contabilità unica nelle fasi di programmazione, gestione e rendicontazione.

· I recenti sviluppi dell’informatica sono stati un fattore determinante nella scelta di optare per la contabilità unica.

Sotto il profilo informatico, si colsero subito le grandi opportunità offerte dalla più recente tecnologia dirette a creare, ad un costo contenuto, una vasta rete di computer in grado di collegare tutte le principali procedure utilizzate nella gestione dell’ente: la contabilità, la protocollazione, la gestione giuridica ed economica del personale dipendente, le deliberazioni della giunta e del consiglio, le determine e le liquidazioni dei dirigenti, l’anagrafe e lo stato civile, l’archivio, la gestione economale, l’informazione al Cittadino e così via.

            L’intenzione era quella di dare avvio ad un grande processo di ammodernamento e di miglioramento delle procedure amministrative, standardizzando, informatizzando, favorendo l’integrazione e l’utilizzo di archivi comuni ed eliminando le duplicazioni; il tutto, ovviamente, il più possibile.

            Nel contesto sopradelineato, si creò un gruppo di lavoro con un programma predefinito che poneva fra i primi obiettivi il cambio del software utilizzato dalla Ragioneria e dal settore protocollo; successivamente, secondo una scala di priorità, venivano la gestione del personale, delle deliberazioni, delle determine e così via.

            Il cambio del software della Ragioneria fu ispirato dalla scelta del sistema di contabilità unica; non fu una scelta facile e venne effettuato sulla base dei seguenti criteri:

-         affiancamento alla tradizionale contabilità finanziaria della contabilità generale (a partita doppia) strutturata in modo tale da evitare, laddove possibile, le doppie registrazioni prelevando i dati e le informazioni già presenti nella contabilità finanziaria;

-         affiancamento alla contabilità generale (a partita doppia) della contabilità analitica tenuta a partita semplice in riferimento a predeterminati centri di costo;

-         versatilità di collegamento tra rilevazioni finanziarie e rilevazioni in contabilità generale, ovvero possibilità di scelta dei momenti più opportuni per collegare informaticamente le rilevazioni finanziarie con quelle economiche (l’argomento verrà trattato dettagliatamente nel prosieguo);

-         esistenza di un adeguato numero di conti e sottoconti per quanto riguarda la contabilità generale al fine di strutturare un piano dei conti consono alle esigenze attuali e future dell’ente;

-         esistenza di un adeguato numero di codici da abbinare ai centri di responsabilità ed ai centri di costo in contabilità analitica;

-         efficienza dei controlli automatici di quadratura tra la contabilità finanziaria, quella generale e quella analitica;

-         la possibilità di creare conti, sottoconti e aggregazioni varie temporanei o di appoggio, da azzerare alla fine del periodo al fine di non bloccare o sospendere inutilmente le rilevazioni finanziarie (registrazioni di impegni e accertamenti, emissione di mandati e ordinativi di incasso, ecc.) per le esigenze della contabilità economica;

-         possibilità di effettuare agevolmente le rettifiche o le integrazioni di fine periodo;

-         esistenza di archivi unici al fine di effettuare il minore numero possibile di registrazioni o duplicazioni di operazioni manuali.